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【要点解説「10分で識学」】役割定義表作成の注意点 (チェックリスト付き)

この記事では、識学会員「10分で識学」“役割定義表作成時の注意点”の要点を解説します。
最後に「役割定義表」を作成する際のチェックリストもありますので、ぜひご活用ください。
「10分で識学」“役割定義表作成時の注意点”の元動画は識学クラウド>識学会員グループにてチェックができます! 
10分で識学「役割定義表作成時の注意点」(講師:株式会社識学 副社長 梶山啓介)

役割定義表の作り方

役割定義表の作成方法 3STEP

(下記参考資料:役割定義表作成時の注意点)
①事業部名と事業部の役職名(部長・課長等)を記入します。
②役職者に求める役割を明確にし、「役割」の欄に記入します。
③「いつまでに」といった期限を明確にして「どのような状態」になっているのかを各事業部の役職に設定しましょう。

<作成時のコツ>

「どのような状態」をはじめに設定してみましょう。求める状態を決めた後、「期限(いつまで)」を設定します。
役割定義表では右に行けば行くほど“完全結果”で設定できるようになっています。
また、「役割」と「概要」に関しては重複してしまっても結構です。

原理原則

役割定義表を作成するにあたり、3つの原理原則をお伝えします。

1.役職に求めている役割を記載する

役割定義表を作成する際には“人”ではなく“役職”に求めるものを記入しましょう。
具体的には「○○さんだからこれをやってもらおう」ではなく「この組織の、この役職には、この役割を求める」といった役職に対して役割を紐づけることが重要です。

「個人」は部署異動や降格・昇格、あるいは離職などによって組織の中で動いてしまうことから、役割が「個人」に紐づいていると組織としての役割までもが不明確になります。

2.評価をされるまでの「期限」をなるべく揃える

会社全体として、あらかじめ決められた期限を迎えたときに評価をされるような環境作りや評価制度を実施しましょう。
識学社では3~6ヵ月(四半期や半年ごと)のきりが良いタイミングで期限を揃えることを推奨しています。
また、評価までの「期限」をおろそかにしてしまい、評価に対して区切りがつかなくなってしまうと、社員の「離職発生の原因」にもつながってしまいます。
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3.最初から完全結果で役割を考えない

すぐに“完全結果”をイメージできる役割の場合であれば“完全結果”で設定しても問題ありません。
しかし、製造業・デザイン・企画など「完全結果」で設定しにくいものもあります。
この場合は最初から「完全結果」で設定するのではなく評価者の求めているイメージを“役割”として設定します。
設定した後、「期限」を設定する場合には「私の承認を期末までに2つとる」など評価者の求める基準に達しているかどうかも一緒に設定してみましょう。
また結果設定を繰り返し行うことで、評価者自身が役割を設定する精度を高めていくことができます。

チェックリスト

※役割定義表作成時にご確認ください。

□個人の能力ではなく「会社の成長のため」に個人の役割を設定していますか?
□評価のタイミングを揃えていますか?
□どのような状態にしなければいけないのかを明確になっていますか?
□完全結果にできないものは誰の承認をとるのかを明確にしていますか?