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【組織図】作成・更新時 5つの操作のコツ

識学クラウド「組織図」の機能は、組織図を識学クラウド上で簡単に作成でき、なおかつ組織のメンバーがいつでも組織内の位置関係を識学クラウド上で確認できるシステムです。

この記事では、組織図の作成をより効率的に進めていく方法について紹介していきます。


組織図の操作ポイント

① 編集する時は編集画面を最大限に広げる

組織図の編集画面を開くと、最初はこのような状態になっています。




左側に識学クラウドで使えるメニューのボタンが並んでいますが、こちらが編集画面の幅を取ってしまっている状態です。メニュー一覧を閉じることで、組織図の編集画面が大きくなります。




最大限に編集画面を使うことで、編集の操作がしやすくなります。


② さまざまな操作を一度に行わない

組織図での編集操作は主に、以下4点になります。

  • 格(高さ)の設定
  • 箱(部署などの組織の箱)の追加
  • 箱に人を当てはめる
  • 箱と箱を繋げる

「上から格を決めて、その格の中に箱を〇個作って…この人をこの箱に当てはめて…」という順序で操作していくと時間がかかります。

時間短縮をするためには、

  1. 「格」をすべて固める
  2. 「箱」をすべて追加する
  3. 人を当てはめる
  4. 箱と箱をつなげる

という順序で操作していきます。


1.「格」をすべて固める



2.「箱」をすべて追加する


3. 箱に人を当てはめる

4. 箱と箱をつなげる


③ 人を箱に当てはめる際は「未配置」にチェックしておく

人を箱に当てはめる際には、右側に表示されているユーザー一覧のチェックボックスを「未配置」にしておくことで、まだ組織図に当てはめてない人がリアルタイムでわかります。

未配置に入れておくことで、すでに組織図に当てはめた人は一覧に表示されなくなります。




④ ユーザー名に部署名が入っている場合は、検索欄で対象者を絞り込む

例えば、営業部従業員のユーザー名に「営業部」と部署名を入れている場合、絞り込み検索欄に「営業部」と入力します。

そうすると、ユーザー一覧には営業部のメンバーのみが出てきます。

出てきたメンバーを営業部の箱に配置するという流れになります。



⑤ 更新する際は、直近の組織図を複製する

一度、組織図を作成してしまえば再度作成する必要はありません。

直近の組織図を複製して、変更が必要な部分だけ変更して差し替えましょう。




今回紹介したポイントを活用して、ぜひ組織図作成・更新の効率化に繋げてみてください。