識学クラウドでは、登録されている社員のアカウント情報を定期的にメンテナンスをしていくことをおすすめしています。常に最新の情報に整理しておくことで、管理がしやすくなります。

この記事では、「異動時」「採用候補者が入社した時」「退職時」の3つのタイミングで行うことを説明していきます。

異動時

上司設定の変更

評価シートや報告管理の運用をしている場合に、変更が必須になります。
変更していない場合、正常に上司部下間でのやりとりができなくなります。

システム管理者が異動した場合（識学クラウドの担当者から外れた場合）

ユーザーの権限が「システム管理者」になっている場合、識学クラウド内の全ユーザーの結果等が閲覧できている状態になっています。そのため、権限を「一般ユーザー」に変更する必要があります。

採用候補者が入社した時

採用候補者に対して入社前にソシキサーベイを受検してもらったり、理論学習動画を見せていたりというケースがあるかと思います。
その場合は、以下の設定を変更することを推奨します。

①メールアドレス

採用候補者の段階では、本人の私用メールアドレスで登録されていたり、ダミーアドレスでの登録されている場合があります。
そのため、入社後に企業用のメールアドレスを作成する場合は、そのアドレスに変えましょう。

②権限

「採用候補者」の権限になっていると、識学クラウドの「組織図」のメニューの閲覧ができません。「一般ユーザー」の権限に変更しましょう。

退職時

退職した社員については、下記のいずれかを実施します。

・アカウント情報を識学クラウドから削除する
・メールアドレスを変更してアカウントを残しておく

識学クラウドから削除をしてしまえば、退職者は貴社の識学クラウドにアクセスできなくなり安全です。

ただし、アカウント情報を削除してしまうと過去のデータは消えてしまいます。
データ収集等の理由で、受講データを残したい場合については、メールアドレスを退職者用に変更することをおすすめします。また、ユーザー名も「識学太郎（退職者）」のようにしておくと退職者ということが一目でわかりやすいです。

（注）「アカウントの割り当て」を外してしまうと、テスト結果等は削除されます。
保存が必要な場合はエクスポートしておきましょう。

定期的なユーザー管理は識学クラウドを効率的に活用するにも重要です。
社員の異動や退職のタイミングで、識学クラウドのユーザーは定期的に整理していきましょう。